Intelligenza artificiale in studio: le regole, i dati dei clienti, gli errori da evitare

Alla domanda «usate l'intelligenza artificiale?» molti studi professionali rispondono pensando a un assistente conversazionale aperto nel browser. È una risposta sincera e incompleta. L'IA è arrivata negli studi di commercialisti e consulenti del lavoro anche per vie che nessuno ha deciso: un aggiornamento del gestionale, una funzione della posta elettronica, la trascrizione automatica di una riunione. Nel frattempo sono arrivate le regole, europee, nazionali e deontologiche, e alcune hanno già una sanzione scritta accanto.

Proviamo a mettere in fila ciò che un titolare di studio, e chi lavora con lui, dovrebbe avere chiaro per usare lo strumento senza rischi che un po' di organizzazione basta a togliere. Molte osservazioni valgono anche per un'impresa.

L'IA che c'è già, anche dove non si vede

La legge non definisce l'intelligenza artificiale come «una chat». Il regolamento europeo 2024/1689, l'AI Act, all'articolo 3 parla di un sistema automatizzato che opera con livelli di autonomia variabili e che deduce dall'input come generare previsioni, contenuti, raccomandazioni o decisioni. La legge italiana 132 del 2025 non propone una definizione propria e rinvia a quella europea. Il punto pratico sta nel verbo «deduce»: un programma tradizionale applica regole scritte da qualcuno, un sistema di IA stima una risposta plausibile. Per questo può sbagliare senza che nessuno abbia scritto un errore.

Con questa definizione l'elenco si allunga parecchio. Il gestionale che propone la registrazione contabile leggendo la fattura elettronica, il programma paghe che segnala un'anomalia nel cedolino confrontandolo con lo storico, il servizio di posta che riassume i messaggi e suggerisce le risposte, la piattaforma che classifica i documenti in ingresso: nessuno si presenta come «intelligenza artificiale», e tutti lo sono.

Le vie d'ingresso sono tre, e a ciascuna corrisponde un rimedio diverso.

• Gli assistenti generativi usati dal singolo, spesso con un account personale e condizioni accettate con un clic. Qui il rischio è l'uscita non governata di dati, e il rimedio sono regole interne e scelta degli account.
• Le funzioni di IA dentro i gestionali, che arrivano con un aggiornamento e sono spesso attive per impostazione predefinita. Il rischio è contrattuale: la nomina firmata anni fa con il fornitore non dice nulla su quale modello viene usato, dove gira, chi sono i sub-fornitori.
• I servizi cloud generalisti, cioè posta, documenti, videoconferenza. Un assistente attivato sulla casella di posta ha di fatto accesso a tutta la corrispondenza dello studio, clienti compresi.

In tutti e tre i casi dati dei clienti raggiungono un sistema che lo studio non controlla. C'è poi un dettaglio tecnico con conseguenze giuridiche: molti prodotti «con IA» non hanno un modello proprio e chiamano quello di un grande fornitore, spesso fuori dall'Unione europea. Per sapere dove vanno i dati bisogna quindi sapere di chi è il motore, oltre a chi vende il prodotto.

L'AI Act chiama deployer chi utilizza un sistema di IA sotto la propria autorità in ambito professionale. È il ruolo dello studio, con obblighi più leggeri di quelli di chi il sistema lo sviluppa. «Lo abbiamo solo usato» non è però una difesa: descrive un ruolo a cui la legge attribuisce responsabilità proprie.

Quattro insiemi di regole che si applicano insieme

Chi usa l'IA in uno studio italiano si muove dentro quattro insiemi di norme, e nessuno sostituisce gli altri.

Il primo è il GDPR, che non nomina l'intelligenza artificiale ma copre quasi tutto ciò che l'IA fa in studio, perché quasi tutto è trattamento di dati personali. Il secondo è l'AI Act, in vigore dal 1° agosto 2024 e applicabile per tappe. Le tappe sono state riviste nel 2026 dal regolamento 2026/1744, il cosiddetto Digital Omnibus, pubblicato il 24 luglio ed entrato in vigore il 27: gli obblighi per i sistemi ad alto rischio dell'Allegato III, fra cui gli strumenti per selezionare e valutare i lavoratori, sono slittati al 2 dicembre 2027. Dal 2 febbraio 2025 valgono i divieti e l'articolo 4 sull'alfabetizzazione del personale, che lo stesso Digital Omnibus ha riscritto come obbligo di mezzi: lo studio deve adottare misure a sostegno della competenza di chi usa questi strumenti e poterlo dimostrare, senza dover garantire un livello specifico.

Il terzo insieme è la legge 132 del 2025, in vigore dal 10 ottobre 2025. Per gli studi conta soprattutto l'articolo 13, di cui diciamo fra poco. La legge contiene anche deleghe al Governo: uno schema di decreto legislativo attuativo è stato approvato in via preliminare il 10 giugno 2026 e a fine settembre 2026 non risultava ancora definitivo.

Il quarto sono le regole della professione. Il Consiglio nazionale dei commercialisti ha modificato il Codice deontologico, agli articoli 21 e 45, con decorrenza 21 novembre 2025. Il Consiglio nazionale dei consulenti del lavoro ha diffuso linee guida che richiamano gli stessi principi e ha annunciato la modifica del proprio codice, che a fine settembre 2026 non risultava adottata.

Una formula aiuta a tenere insieme il quadro. Il GDPR dice che cosa si può fare con i dati. L'AI Act dice che cosa deve fare chi costruisce e chi usa il sistema. La legge 132 dice fin dove può arrivare l'IA nella prestazione professionale e che cosa va detto al cliente. La deontologia dice che cosa succede al professionista che non lo fa.

Supporto sì, giudizio no

L'articolo 13 della legge 132 occupa poche righe. Il primo comma stabilisce che l'uso di sistemi di IA nelle professioni intellettuali «è finalizzato al solo esercizio delle attività strumentali e di supporto all'attività professionale e con prevalenza del lavoro intellettuale oggetto della prestazione d'opera». Il secondo impone di comunicare al cliente le informazioni sui sistemi utilizzati «con linguaggio chiaro, semplice ed esaustivo».

I limiti del primo comma sono due. Il primo riguarda il tipo di attività. Ricerca documentale, sintesi di testi lunghi, bozze di lettere, classificazione ed estrazione di dati, trascrizioni, controlli formali di coerenza preparano la prestazione e sono ammessi. Interpretare una norma sul caso del cliente, scegliere fra opzioni fiscali o contrattuali, valutare il rischio di un'operazione, dare un parere sono la prestazione stessa. Il Codice deontologico dei commercialisti ha reso la linea esplicita: l'IA non può svolgere attività valutative o interpretative dei fatti e delle norme oggetto dell'incarico.

Il secondo limite è la prevalenza, che si misura sul contributo e non sul tempo. Un parere generato per intero e firmato dopo una lettura veloce viola la regola anche se ogni singolo passaggio era «di supporto». La rispetta un parere in cui la macchina ha trovato le fonti e il professionista ha selezionato, verificato, argomentato e deciso. L'effetto pratico è che tocca al professionista dimostrare che il lavoro intellettuale c'è stato: in una contestazione dire «ho controllato» non basta, bisogna mostrare come.

Le sanzioni, per i commercialisti, sono già scritte. La sostituzione dell'attività intellettuale con l'IA, la mancata conoscenza della tecnologia, l'omessa verifica dell'attendibilità e l'uso non conforme alle norme su sicurezza e dati personali possono costare la sospensione fino a sei mesi. La mancata o insufficiente informazione al cliente, fino a tre. L'obbligo di conoscere lo strumento riguarda anche i collaboratori, e questo trasforma la formazione da buona pratica a dovere. Per i consulenti del lavoro non esistono ancora sanzioni tipizzate, ma l'articolo 13 si applica comunque e i doveri generali di diligenza, competenza e riservatezza coprono già l'uso improprio.

Poi c'è il cliente. Verso di lui il professionista risponde secondo la diligenza qualificata dell'articolo 1176, secondo comma, del codice civile, e l'IA non è una causa di esonero. Il fornitore dell'assistente non è parte del contratto con il cliente e le sue condizioni d'uso escludono di regola ogni garanzia sull'accuratezza. Una scadenza sbagliata suggerita da un assistente e riportata al cliente è un errore dello studio. L'uso dell'IA può anzi pesare in entrambe le direzioni: aggrava la colpa se l'errore nasce da un risultato non verificato, perché i limiti di questi strumenti sono noti; la attenua se lo studio può mostrare procedure di verifica, strumenti conformi e personale formato. Conviene infine rileggere la polizza di responsabilità civile, obbligatoria per gli iscritti agli ordini: alcune compagnie stanno introducendo esclusioni per i danni legati a sistemi automatizzati, e una risposta scritta della compagnia chiarisce la questione prima del sinistro.

Il dato che esce non rientra

Fra tutti i rischi, quello sui dati dei clienti viene per primo perché è l'unico irreversibile. Un errore si corregge, un contratto si rinegozia, una sanzione si paga. Un dato uscito non torna indietro.

Il gesto tipico dura dieci secondi: un collaboratore copia un documento del cliente, lo incolla in un assistente e chiede un riassunto. Se quel documento è un cedolino, dentro ci sono assenze per malattia, permessi per l'assistenza a familiari con disabilità, trattenute sindacali: dati che l'articolo 9 del GDPR protegge in modo rafforzato. E c'è il segreto professionale, più antico del GDPR e presidiato dall'articolo 622 del codice penale: consegnare informazioni riservate a un sistema di terzi che ne conserva copia e può usarle per i propri modelli, senza garanzie contrattuali, equivale a rivelarle.

La variabile decisiva è l'account

Lo stesso assistente, con la stessa domanda e gli stessi dati, può essere uno strumento conforme o una violazione. Dipende dall'account. Con un account consumer, gratuito o a pagamento, il contratto è con la persona fisica e il fornitore si riserva di regola di usare le conversazioni per migliorare i modelli, salvo che l'utente disattivi l'opzione. Con un account aziendale il contratto è con lo studio, esiste un accordo sul trattamento dei dati che qualifica il fornitore come responsabile ai sensi dell'articolo 28 del GDPR, e l'addestramento è di regola escluso per contratto. In più lo studio amministra gli accessi e chiude l'utenza quando una persona se ne va. Le condizioni cambiano nel tempo e da fornitore a fornitore: vanno lette quando si sceglie lo strumento e rilette periodicamente.

L'uso di strumenti non approvati da parte del personale negli studi è la norma, non l'eccezione, e il divieto puro lo sposta nell'ombra. Funziona meglio offrire a tutti un'alternativa aziendale conforme e vietare le altre. Anche con lo strumento giusto resta una disciplina del gesto: sostituire i nomi con ruoli, togliere gli identificativi che non servono, incollare la clausola e non l'intero contratto. La pseudonimizzazione frettolosa però è reversibile: un testo senza nomi che descrive ruolo, città, anno di assunzione e motivo del licenziamento identifica la persona per chiunque conosca il contesto.

Se qualcosa finisce comunque dove non doveva, il tempo conta. Una violazione di dati personali va notificata al Garante entro 72 ore da quando il titolare ne viene a conoscenza, salvo che il rischio sia improbabile. Il collaboratore che tace per timore fa correre quel termine all'insaputa dello studio: la segnalazione immediata deve essere una regola dichiarata.

«I dati sono in Europa» non chiude il discorso

È la rassicurazione che ogni fornitore offre, quasi sempre vera e quasi sempre insufficiente. Vanno tenute distinte tre cose: dove stanno fisicamente i server, chi può accedere ai dati e da quale paese, a quale ordinamento è soggetto chi li controlla. Secondo le linee guida 05/2021 del Comitato europeo per la protezione dei dati, l'accesso da remoto a dati conservati nell'Unione è un trasferimento verso il paese da cui si accede. E il CLOUD Act statunitense del 2018 consente alle autorità di quel paese di ordinare la consegna dei dati a un fornitore soggetto alla loro giurisdizione, ovunque i dati si trovino.

I trasferimenti verso gli Stati Uniti poggiano oggi sulla decisione di adeguatezza del 10 luglio 2023, il Data Privacy Framework, che copre soltanto le organizzazioni autocertificate nell'elenco pubblico. La base è valida, ma i due meccanismi precedenti sono stati annullati dalla Corte di giustizia, nel 2015 e nel 2020. Il Tribunale dell'Unione ha respinto il 3 settembre 2025 il ricorso contro il nuovo quadro (causa T-553/23), ma il 31 ottobre 2025 è stato proposto appello (causa C-703/25 P), che a fine settembre 2026 risultava pendente. Se la decisione cadesse non ci sarebbe periodo transitorio. Ci si prepara verificando che l'accordo con il fornitore contenga anche le clausole contrattuali tipo come base alternativa, scegliendo la regione europea dove è offerta e valutando per tempo un fornitore europeo per gli usi più delicati.

Per i fornitori soggetti a ordinamenti privi di adeguatezza la regola è più secca. Il 30 gennaio 2025 il Garante ha limitato in via d'urgenza il trattamento dei dati degli utenti italiani da parte di DeepSeek, dopo che le società avevano risposto alla richiesta di informazioni dichiarando di non essere soggette alla normativa europea. La qualità di uno strumento non è un criterio di conformità, e un fornitore che non risponde alle domande di base sui dati non è utilizzabile. Se non sappiamo dove va un dato, quel dato non parte.

Plausibile non significa vero

Un modello linguistico non consulta una banca dati quando risponde. Genera la sequenza di parole più probabile. Ha imparato la forma di una citazione, con numero, data ed estremi, e la riproduce anche quando il documento non esiste o dice altro. Il testo inventato ha lo stesso tono di quello corretto, e il sistema non segnala incertezza.

In ambito fiscale e del lavoro le forme ricorrenti sono cinque: la norma che non esiste, la norma reale con un contenuto sbagliato, la prassi inventata, la sentenza inventata, la norma superata. L'ultima è la più pericolosa per uno studio, perché la materia cambia più volte l'anno e il modello ripropone come vigente ciò che ha appreso a una certa data. Nel 2023 un tribunale federale di New York ha sanzionato due avvocati per una memoria con sei precedenti inventati da un assistente generativo; nel 2025 un tribunale italiano ha dovuto prendere atto di citazioni inesistenti in un atto difensivo. «Lo ha scritto l'IA» non ha avuto alcun peso.

Con i numeri il problema è più subdolo, perché un risultato che torna non invita al controllo. Il modello tratta le cifre come simboli e predice quelle plausibili. Con scaglioni, franchigie e arrotondamenti a più passaggi l'errore diventa probabile e resta silenzioso. Peggio ancora quando il conto è aritmeticamente perfetto ma costruito su un'aliquota dell'anno prima: chi ricontrolla la somma non ricontrolla l'aliquota.

Ne discendono due regole di studio che si scrivono in una riga ciascuna.

1. Nessuna citazione prodotta da un sistema di IA entra in un documento senza essere stata aperta e letta nella fonte ufficiale. Verificare vuol dire leggere se la fonte dice ciò che le viene attribuito, non solo controllare che esista.
2. Nessun numero destinato al cliente o a un adempimento viene prodotto da un assistente generativo. I numeri escono dal gestionale, dal foglio di calcolo, dai calcolatori ufficiali. L'assistente può spiegare un calcolo o aiutare a impostarlo.

La verifica, poi, va documentata, perché la domanda che verrà posta in una contestazione sarà «dimostri di avere verificato». Per i documenti correnti basta un'annotazione con data e iniziali di chi ha controllato. Per pareri, relazioni e conteggi con effetti economici conviene conservare le versioni successive e, quando il professionista si è discostato dalla proposta della macchina, due righe che spiegano perché. Fonti e numeri sono controlli delegabili a un collaboratore formato; il ragionamento e l'adeguatezza al cliente restano a chi firma.

C'è infine l'IA usata contro lo studio. I messaggi fraudolenti non si riconoscono più dall'italiano approssimativo, e bastano pochi secondi di registrazione per clonare una voce. La legge 132 ha introdotto un reato apposito, punito con la reclusione da uno a cinque anni, ma è una tutela che arriva dopo. Prima serve un'abitudine: ogni richiesta di pagamento, di cambio di IBAN o di invio di dati sensibili si verifica con una telefonata a un numero già noto, mai a quello indicato nel messaggio.

Che cosa dire al cliente, che cosa chiedere al fornitore

L'informativa al cliente va data al conferimento dell'incarico e rinnovata quando gli strumenti cambiano in modo significativo. Deve dire che lo studio usa sistemi di IA, per quali attività, quali sistemi almeno per categoria, con quali garanzie e quali richieste il cliente può fare. Una pagina scritta come si parlerebbe in riunione è la misura giusta. La legge non impone la forma scritta, ma è l'unica che si può provare, e il Codice dei commercialisti la raccomanda. Dal 9 ottobre 2025 esiste una clausola tipo del Consiglio nazionale dei commercialisti da inserire nel mandato. Non è obbligatoria, e riconosce al cliente la possibilità di chiedere che l'IA non sia impiegata nel suo incarico. Meglio sapere in anticipo quali usi si possono escludere e dirlo: le funzioni integrate nei gestionali spesso non sono disattivabili per un singolo cliente.

Intorno a questo obbligo circolano tre equivoci.

• Una riga sull'IA aggiunta all'informativa privacy non basta. Sono due documenti con funzioni diverse: uno riguarda come lo studio tratta i dati, l'altro come svolge la prestazione.
• Il «consenso all'uso dell'IA» di regola non serve ed è controproducente. I trattamenti dell'incarico si fondano sull'esecuzione del contratto e sugli obblighi di legge; il consenso è revocabile in ogni momento e legherebbe lo studio a una base instabile.
• La liberatoria con cui il cliente «accetta i rischi» non protegge nessuno. È nulla nella parte in cui esclude la responsabilità per dolo o colpa grave, in base all'articolo 1229 del codice civile, e segnala al cliente che lo studio non si fida dei propri strumenti.

Per i commercialisti l'uso dell'IA va anche menzionato nei documenti prodotti. La prassi è una nota breve, che dichiara il supporto e insieme la verifica professionale. La prova di avere informato va conservata con il fascicolo, per almeno dieci anni dalla cessazione dell'incarico, che è il termine ordinario di prescrizione.

Sul lato dei fornitori si parte da un inventario, perché l'IA è entrata nei software dopo la firma dei contratti. Chiedere «siete conformi?» non produce informazioni. Servono domande precise, scritte, con richiesta di risposta scritta: quali funzioni usano IA e se si possono disattivare, di chi è il modello, in quali paesi stanno dati, backup e registri, se i dati dello studio servono ad addestrare o migliorare modelli, per quanto tempo vengono conservati richieste e risultati, chi sono i sub-responsabili. Una risposta evasiva su addestramento o localizzazione va risolta prima di continuare a usare la funzione.

Nel contratto la clausola più importante, e la più spesso assente, riguarda le modifiche unilaterali: ogni cambiamento di motore, sub-responsabili, localizzazione, uso dei dati o impostazioni predefinite dovrebbe essere comunicato con preavviso, con diritto di opporsi e di recedere senza penali, e le nuove funzioni di IA dovrebbero nascere disattivate.

Quando l'IA riguarda i dipendenti dei clienti

Questa parte interessa i consulenti del lavoro e, direttamente, gli imprenditori: le imprese adottano strumenti che selezionano, valutano e controllano il personale, spesso senza sapere che fanno scattare obblighi precisi.

L'articolo 11 della legge 132 impone al datore di lavoro di informare i lavoratori dell'uso dell'IA nei casi e nei modi dell'articolo 1-bis del decreto legislativo 152 del 1997. Non è un obbligo nuovo: esiste dal 2022 e molte imprese non lo hanno mai adempiuto. Riguarda i sistemi decisionali o di monitoraggio integralmente automatizzati, come quelli che assegnano i turni, attribuiscono punteggi alle prestazioni o filtrano le candidature senza revisione umana. L'informativa va data per iscritto prima dell'inizio dell'attività e anche alle rappresentanze sindacali. La sanzione amministrativa è mensile e cresce con il numero dei lavoratori coinvolti: da 100 a 750 euro fino a cinque, da 400 a 1.500 oltre cinque, da 1.000 a 5.000 oltre dieci.

Poi c'è lo Statuto dei lavoratori. Un computer o un gestionale sono strumenti di lavoro. Se vi si aggiunge una funzione che misura i tempi, valuta la produttività o analizza il tono delle comunicazioni, lo strumento acquista una capacità di controllo a distanza che richiede l'accordo sindacale o l'autorizzazione dell'Ispettorato prima dell'attivazione. E dal 2 febbraio 2025 l'AI Act vieta i sistemi per il riconoscimento delle emozioni sul luogo di lavoro, salvo motivi medici o di sicurezza: certi prodotti per l'«analisi del clima» aziendale ci si avvicinano, e un sistema vietato non si sana con un accordo.

Il 2 dicembre 2027 diventeranno applicabili le regole sull'alto rischio per i sistemi usati nella selezione, nelle decisioni su promozioni e cessazioni, nell'assegnazione dei compiti su base individuale e nella valutazione delle prestazioni. L'impresa che li usa dovrà seguire le istruzioni del fornitore, affidare la sorveglianza a persone competenti, conservare i registri per almeno sei mesi e informare lavoratori e rappresentanti prima della messa in servizio. Ai clienti conviene dire fin d'ora di censire gli strumenti e di chiedere per iscritto ai fornitori il piano di conformità. Nulla di ciò che è in arrivo sospende ciò che è già in vigore: chi «aspetta il decreto» per informare i lavoratori sull'algoritmo dei turni è già inadempiente.

Un mese per mettere ordine

Tutto questo si può tradurre in quattro settimane di lavoro alla portata di uno studio di qualunque dimensione, in una sequenza in cui ogni passaggio prepara il successivo.

Si comincia dall'inventario: strumenti, fornitori, persone, tipi di dato. Serve un referente e serve una piccola amnistia, cioè chiedere al personale di dichiarare gli strumenti personali usati per il lavoro senza conseguenze per chi dichiara. Senza, l'inventario resta vuoto e falso. Per uno studio fino a dieci persone sono due o tre giornate. Le caselle che restano vuote, come «non sappiamo dove sono i dati», diventano le domande da fare ai fornitori.

La seconda settimana è quella delle decisioni. Uno strumento ammesso per ciascun tipo di uso, con account aziendale e due righe di motivazione. Una tabella che dice quale classe di dato può entrare in quale strumento, con i nomi veri. Regole interne di tre o quattro pagine nella lingua di chi le deve applicare: «non incollare mai un cedolino in nessun assistente» è una regola, il rinvio a un articolo del GDPR non lo è.

La terza settimana guarda all'esterno: clausola nei mandati nuovi e comunicazione tracciata ai clienti in essere, informativa privacy aggiornata, domande scritte ai fornitori, registro dei trattamenti, decisione motivata sulla valutazione d'impatto. Quest'ultima, quando è dovuta, va fatta prima di iniziare il trattamento e non dopo.

La quarta settimana è per le persone. Una formazione da due a quattro ore costruita sulle regole dello studio e non sulla normativa in astratto, chiusa da una verifica e dalla sottoscrizione delle regole. È l'unica misura che agisce su tutti i rischi insieme: chi è formato sa che cosa non incollare, sa che deve verificare e riconosce una voce clonata.

Resta il calendario: una revisione almeno annuale, e una ogni volta che arriva un nuovo strumento o che un fornitore comunica un cambiamento.

Il costo di questo impianto è una frazione di quello di un incidente, ma l'argomento migliore è un altro. Uno studio con strumenti aziendali, regole chiare, fornitori interrogati, clienti informati e personale formato usa l'intelligenza artificiale più spesso e con più fiducia di uno che la usa di nascosto con gli account personali dei collaboratori.